Reguli de conduită în afaceri

Conferința din 13 iunie de la Hotelul Novotel, a avut un mare impact asupra publicului. Mulțumită prezenței celor două invitate, doamna SANDRA GĂTEJEANU – Director de protocol al Casei Regale a României și doamna GEORGETA FILITTI – Doctor în Istorie modernă şi Lector al Fundaţiei Calea Victoriei, seara s-a încheiat într-o notă caldă și distinsă, pentru toți cei prezenți la acest eveniment.

Pentru a fi la curent cu toate noutățile, vă împărtășim din culisele acestei minunate serate cât mai multe atuuri pentru a vă construi un model de prezentare în afaceri.

În prima parte, doamna Gătejeanu a făcut o scurtă trecere în revistă a elementelor de protocol, etichetă și bune maniere, continuând apoi cu  detalii specifice comunicării în afaceri.

Protocol sau ceremonial? Diferența dintre protocol și ceremonial o face evenimentul propriu-zis. Când se discută despre o manifestare oficială sau despre o manifestare din viața socială, atunci discutăm despre protocol ca ansamblu de norme și uzanțe. Pe de cealaltă parte, o ceremonie fie ea civilă, militară sau religioasă reprezintă tot un ansamblu, care însă indică normele privind modul efectiv de desfășurare al evenimentului.

Etichetă, curtoazie sau doar bune maniere? Eticheta reprezintă ansamblul regulilor convenționale, în timp ce curtoazia și bunele maniere se referă exclusiv la comportamentul oamenilor.

În ceea ce privește întâlnirea de afaceri, Sandra Gătejeanu schițează câteva elemente definitorii cu privire la ceea ce numim small talk, adica faza inițială sau de cunoaștere a participanților. Salutul, strângerea de mână, cartea de vizită, urmate de discuțiile scurte de introducere sunt momentele ce constituie un small talk. Acesta are rolul de a diferenția un vânzător bun de unul începător. Este important să cunoaștem regulile grupului cu care urmează să interacționăm, numărul participanților, câte femei participă și respectiv câți bărbați, ce funcții dețin în cadrul companiei. În funcție de aceste aspecte, discuția se poate modera astfel încât toți cei prezenți să ia parte la dezbateri.

  1. Regulile privind salutul diferă în funcție de statutul persoanei cu care se discută. Sandra Gătejeanu ne oferă câteva indicii cu privire la această acțiune:
  • Persoanele tinere le salută pe cele in etate,
  • Bărbații salută femeile,
  • Persoanele cu funcții mici le salută pe cele cu funcții înalte
  • Zâmbiți vă rog!
  1. Imediat după salut urmează strângerea de mână sau dacă este cazul sărutatul mâinii. Se observă totuși că este mai frecventă strângerea de mână, dat fiind și caracterului formal al întâlnirii. Se practică sărutatul mâinii în grupuri restrânse, familiare sau într-un cadru închis, nicidecum public.
  2. Odată cu strâgerea de mână se fac și prezentările. Și în acest caz se păstrează regulile aferente salutului.
  3. Cartea de vizită se oferă după prezentarea participanților, astfel încât participanții să cunoască de la bun început statutul fiecărui membru. Este foarte important ca această etichetă a partenerilor să fie ținută pe masă, la vedere, pe tot parcursul discuției. Dacă se oferă la sfârșitul discuției, poate să apară o presiune datorată insistenței de a încheia în acel moment tranzacția, chiar dacă întâlnirea propriu-zisă nu a condus în acea direcție. Nu uitați: cartea de vizită se oferă fiecărui participant!

În ceea ce privește regulile de conduită în corespondența electronică sau modernă cum este denumită de către Sandra Gătejeanu, aici primim sfaturi despre conținutul, structura și elementele ce sunt de evitat în comunicarea scrisă.

În ceea ce privește regulile de redactare, se folosește aceeași structură ca și în cazul scrisorilor. Expresiile de început se utilizează cu aceeași simbolistică (ex: Dragă Violeta, Stimată Doamnă Enache), asemenea și cele de final (ex: Cu drag, Cu stimă). Nu trebuie omisă semnătura de la finalul corespondenței care să conțină datele de identificare.

Conținutul trebuie sa fie scurt și concis astfel încât să nu plictisească destinatarul, iar mesajul să fie suficient de clar pentru a putea fi descifrat. Ce este foarte important, emailul nu trebuie să conțină cuvinte dure care pot avea consecințe pe viitor! Acest tip de corespondență rămâne stocat pentru o perioadă lungă de timp, fapt ce atrage repercusiuni în viitor, cu privire la un conținut neadecvat.

Mesajele text sau SMS-urile, sunt adesea utilizate pentru a trimite mesaje scurte, către unul sau mai mulți destinatari. În cadrul acestui tip de corespondență se evită formalitatea, însă există situații în care trebuie evitată tastarea mesajelor. Fie că este vorba despre o întâlnire de afaceri, fie că este un examen sau un loc în care este interzisă utilizarea telefoanelor, în aceste cazuri se evită redactarea mesajelor. Se observă totuși și transmiterea mesajelor SMS către clienți, în scopul de a informa asupra unei scadențe dar și asupra unui serviciu.

Conversația telefonică în scopul stabilirii unei întâlniri de afaceri, trebuie tratată cu multă seriozitate și profesionalism. Pornind de la premisa că ascultătorul nu acordă atenție mai mult de 30 de secunde, deoarece își pierde interesul, discursul sau scriptul trebuie să aibă un impact major. De cele mai multe ori, primele 4 secunde, timpul în care se fac prezentările, captează sau pierde atenția destinatarului. Este foarte important ca mesajul să fie scurt, concis, clar și să prezinte avantajele pe care beneficiarul le poate obține în urma unei întâlniri, pentru că scopul apelului este tocmai acela de a stabili o întâlnire de afaceri.

Conversația scrisă în afaceri se utilizează atunci când se urmărește transmiterea unui mesaj important, fie când destinatarul nu are o adresă valabilă de email. Sunt câteva reguli clare în redactarea unui astfel de informări:

  1. Culoarea hârtiei utilizate trebuie să se regăsească în următoarea paletă de culori: alb, crem, ivory.
  2. Formatul hârtiei trebuie să fie A4, dar scrisoarea nu trebuie să depășească o pagină.
  3. Datele de identificare a emitentului trebuie să fie complete, astfel încât să nu inducă în eroare destinatarul (adresa sediului social, codul poștal, numărul de telefon, adresa de email și logo-ul).
  4. Se menționează data emiterii și numele detinatarului utilizând un limbaj adecvat pentru adresare, de recomandat formal.
  5. Conținutul trebuie să fie clar și concins, astfel încât mesajul să ajungă fără distorsionări.

Doamna Filitti a schițat câteva reguli esențiale pentru un dineu în afaceri și a exemplificat în cea de-a doua parte a întâlnirii, mici picanterii ale antreprenoriatului din România.

Pentru organizarea unui dineu se propun două-trei variante alternative privind data evenimentului. Întotdeauna gazda este prezentă înaintea invitațiilor, stabilind ordinea așezării la masă și verificând ultimele detalii. Meniul prezentat invitațiilor nu trebuie să conțină lista de prețuri, prentru a evita disconfortul acestora. Gazda trebuie să ofere ca și băuturi, pe lângă o sticlă de apă și una de vin, de preferat alb, chiar dacă nimeni nu solicita. Acest lucru destinde atmosfera, eliberând constrângerile de orice fel. De asemenea, în privința felurilor de mâncare, gazda se va supune regulilor stabilite de invitați cu privire de numărul gustărilor alese.

Ce este important de reținut în urma acestui eveniment, este dorința și nevoia continuă de perfecționare, pentru a fi competitiv și dinamic în raport cu o societate în permanentă schimbare.

Autor: Andreea Cristina FLOREA

Sursa foto: www.ziar15minute.net

EVERYDAY JOURNALISM.COM